Unser Partner für die E-Mail Archivierung & Spam-Filterung

In diesem Blogeintrag möchte ich das Thema E-Mail Archivierung genauer betrachten und meinen Partner / Anbieter vorstellen.

Was ist eigentlich eine E-Mail Archiverung?

Laut Wikipedia ist dieses wie folgt beschrieben: „E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse. “

Für mich ist es sehr wichtig, dass ich lückenlos und nachvollziehbar die Kommunikation und Beratung der Kunden meiner Kunden nachweisen kann und bei Rückfragen schnell auf die E-Mail-Verläufe zugreifen kann.

Ich habe mir eine Struktur aus Unterordner in Outlook angelegt, welche wie folgt aufgebaut ist:

=[Firma MUSTERMANN]
==[Korrespondenzen]
===[Max Mustermann]
===[Peter Mustermann]
==[Verträge / Zugänge]
==[Arbeiten für MUSTERMANN]
===[Kundenbetreuung]
====[Januar 2018]
====[Februar 2018]

Durch diese Struktur finde ich mich sehr schnell zurecht und kann auch kurzfristig auf Nachfragen reagieren. Was aber passiert, wenn der E-Mail-Server abstürzt? Klar, ich habe ein Backup aber, das einspielen kann mehrere Stunden dauern, so lange hätte ich keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Daher habe ich mich auf die Suche nach einem Partner für die E-Mail Archivierung gemacht und meine Wahl ist EuropeanMX, dass Paket Spamfrei & Sicher gibt es mit einem 1 GB großen Archiv bereits ab günstigen 9,80 Euro pro Monat und ist für unbegrenzt viele E-Mail-Adressen auf einer Domain gültig.

Über die Steuerkonsole kann ich sehr einfach auf ein komplettes Archiv meiner E-Mails zugegriffen und durch eine Vorgeschaltete Zwei-Faktor-Authentifizierung ist dieses auch sehr gut vor einem Zugriff durch dritte geschützt.

Was aber mein ausschlaggebender Punkt für diesen Anbieter ist, war die sehr kompetente Hilfe bei der ersten Einrichtung und Umstellung meines E-Mail-Servers, hier hat der Anbieter eine sehr einfache und auch für leihen gut beschriebene Anleitung und hilft gerne via Telefon oder E-Mail weiter, sodass ich die Umstellung in nicht einmal 15 Minuten komplett durchführen konnte.

 

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